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Was befindet sich wo in welcher Form?

Die Abteilungen des Sächsischen Staatsarchivs haben eine Zuständigkeit, d. h. sie sind für die Unterlagen ihrer Region und/oder eines bestimmten Sachgebietes zuständig. Das Hauptstaatsarchiv Dresden ist für die sächsischen Ministerien und die nachgeordneten Behörden und Gerichte, die Staatsarchive Chemnitz und Leipzig für Unterlagen der staatlichen Verwaltung aus den jeweiligen Direktionsbezirken und das Bergarchiv Freiberg für die Unterlagen des sächsischen Montanwesens zuständig. In den Kreis- und Stadtarchiven befinden sich die Unterlagen der Städte und Landkreise. Vor einem Archivbesuch muss daher zunächst die Frage beantwortet werden, welches Archiv für Unterlagen für den entsprechenden geographischen Raum/das entsprechende Sachgebiet zuständig ist. Da sich die politischen Grenzen von Territorien und die räumliche bzw. sachliche Zuständigkeit von Verwaltungsbehörden in der Vergangenheit oft geändert haben, sind Kenntnisse der politischen und Verwaltungsgeschichte hilfreich.

Archivunterlagen sind in der Regel nach dem Provenienzprinzip geordnet: Die Unterlagen einer Behörde, Organisation, Firma oder natürlichen Person bilden jeweils einen Bestand, das heißt, die Unterlagen werden nach ihrer Herkunft (Provenienz) geordnet und zusammengehalten. Die Informationssuche muss bestandsbezogen erfolgen. Im Archiv muss geklärt werden, welcher Bestand die benötigten Informationen enthalten könnte.

Als Wegweiser zu den Beständen des Staatsarchivs dienen Beständeübersichten. Die einzelnen Archivbestände sind in Form von Findbüchern, Findkarteien, Datensätzen oder anderen Findhilfsmitteln erschlossen. Sie informieren über den Bestand und listen die zu ihm gehörenden Archivalieneinheiten (Akten, Fotos, Karten, Risse usw.) auf.

Wegen der Spezifik der in einem Archiv vorhandenen Informationen empfiehlt es sich, einen Archivbesuch gut vorzubereiten. Zunächst sollte die zu einem bestimmten Thema vorhandene Literatur ausgewertet werden. Dabei ergeben sich oft wichtige Hinweise auf bereits erforschte Themenfelder sowie auf die für das Thema relevanten Archive und Bestände. Gleichfalls ist die Nutzung gedruckter regionale Archivführer oder der Internetangebote der Archive zu empfehlen. Vielfach wird der Archivbesuch es erfordern, ältere handschriftliche Texte zu lesen und zu verstehen. Dies gilt vor allem für Schriftstücke, die vor dem 1. Weltkrieg entstanden sind. Archive, Universitäten oder Volkshochschulen bieten mitunter entsprechende Kurse an. Zur Schriften- und Aktenkunde gibt es außerdem eine Reihe von Veröffentlichungen (als Einführung z. B.: Friedrich Beck/Eckart Henning (Hrsg.), Die archivalischen Quellen. Mit einer Einführung in die Historischen Hilfswissenschaften, Köln, 4. durchgesehene Auflage, 2004; Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, Darmstadt, 5. Auflage 1999; Heribert Sturm. Unsere Schrift. Einführung in die Entwicklung ihrer Stilformen, Neustadt a. d. Eich 1998).

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